Lige nu arbejder mange hjemme og er tvunget til at mødes virtuelt på grund af corona. Men på IKH har vi længe brugt videosamtale og telefonmøder til både rådgivning, undervisning og interne møder. Det giver større fleksibilitet ikke at være bundet af geografi, og så kan det give rigtig god mening for landets små kommuner ikke at skulle betale ekstra for transport frem og tilbage, når de skal bruge en fagspecialist.

Mange små kommuner sidder i en sårbar situation, hvor det kan være svært at finde en fagspecialist i lokalområdet og de samtidig er begrænset af økonomien. Men benytter kommunen sig af en virtuel løsning, er det ikke længere geografien, som begrænser muligheden for at finde en specialiseret profil, der passer til meget specifikke behov. Samtidig kan det være en god mulighed for at spare penge og optimere processen, så ressourcerne kan blive brugt på fagligt indhold i stedet.

Neuropsykolog Ann Charlotte Christophersen er en af de fagpersoner på IKH, som yder rådgivning og supervision gennem virtuelle løsninger: “Jeg oplever, at de virtuelle møder fungerer, og har også fået rigtig gode tilbagemeldinger fra kommunerne” siger hun.

Afdelingsleder i Specialrådgivningen for VISO Bodil Kloborg fortæller også, at de virtuelle møder fungerer godt internt i organisationen til at skabe sammenhæng på tværs af deres afdeling i Aarhus og Høje Taastrup. “De virtuelle møder er med til at sikre fælles arbejdsgange og kultur på tværs af organisationen. De er samtidig med til at øge volumen af vores specialister, når fagpersonerne kan give sparring og lave fælles visitation over video” siger hun.

Fagpersonernes gode råd til det virtuelle møde

 

  • Det er vigtigt med en god forventningsafstemning inden, hvor I hører hinandens forventninger og behov til det virtuelle møde. Bliv gerne så tydelige på, hvad I har brug for fra hinanden, som muligt.
  • Mød hinanden fysisk først, hvis det er muligt. Det er rart at have en relation til hinanden. Det kan være en fordel, at fagspecialisten har en fornemmelse for de rammer og de vilkår, som de kommunale fagpersoner fungerer i og under, når de tilbyder ydelser til borgerne. Det gør det lettere at være på bølgelængde og komme med input, der passer til deres virkelighed.
  • Få styr på systemer og teknik - også i forhold til datasikkerhed, så du er sikker på, at systemerne passer sammen og løsningen virker fra start. Test forbindelsen først og bliv fortrolig med de programmer, som du vælger at bruge.
  • Aktivér mødedeltagerne, så du sikrer en form for interaktion mellem dig, dit materiale og de andre deltagere. Det kan være svært at trænge igennem en skærm, specielt hvis der er mange mødedeltagere.
  • Du kan eventuelt understøtte dit møde med et software som “Proximity”, der gør det muligt at dele skærmindhold (slides) med deltagere. Det fungerer godt at dele skærmindhold.
  • Sid som faspecialist gerne med to skærme undervejs i mødet, så du kan bruge den ene til at finde eventuelt materiale frem, som du gerne vil dele med deltagerne.
  • Sørg for, at alle bliver hørt. Det kræver mere disciplin, at alle kommer til orde, når vi mødes virtuelt. Udpeg eventuelt en ordstyrer og husk at spørge ind til dem, der ikke siger noget - er det fordi de er enige eller kan de bare ikke få et ord indført?
  • Vær kun de relevante mødedeltagere til stede. Vi oplever, at 5-10 personer passer godt til et virtuelt møde. Det kan også lade sig gøre at være flere, men så bliver det mere i form af en orientering eller udveksling.
  • Indregn gerne tid til forberedelse på sagerne, der gør det endelige møde mere effektivt. Sørg for at have alt materiale parat og være klar med dine input.

Husk også faldgruberne …

 

  • Den mest oplagte faldgrube er teknik, som ikke virker, eller systemer, som ikke passer sammen. Igen - sørg for at have det testet inden mødet.
  • Undgå, at deltagerne ender i en passiv position. Virtuelle møder kan godt gøre deltagerne mindre aktive - så indtænk gerne interaktion, spørgsmål til drøftelse eller en case, som deltagerne skal forberede inden mødet.
  • Det kan være sværere at aflæse hinanden virtuelt, så husk forventningsafstemning på form og indhold, eller planlæg et fysisk møde, hvor I sikrer et fagligt godt match.

Gode råd til den virtuelle kommunikation

 

  • Alle aktiviteter uanset om det er møder eller undervisning kræver mål og struktur. Men virtuelle aktiviteter kræver en endnu klarere struktur end når vi kan mødes fysisk.
  • Kommunikér: Mål med mødet, mødets indhold og form til deltagerne - lad dem også gerne vide, hvorfor lige netop de er med til mødet.
  • Kommunikér: Roller og spilleregler - hvem styrer mødet, hvordan får man ordet osv.
  • Når du planlægger din virtuelle aktivitet, så husk at lægge muligheder for aktivitet, dialog og refleksion ind i dit program. Du kan for eksempel give spørgsmål deltagerne skal reflektere over individuelt, få deltagerne til at “mødes” i andre rum eller få dem til at ringe til hinanden, hvis du gerne vil have gruppeaktiviteter.
  • Sidst men ikke mindst tænk på, at vi er vant til at kunne aflæse hinandens mimik og kropssprog, når vi kommunikerer. Du kan kompensere for dette ved at inkorporere håndsoprækning eller andre “fysiske” elementer i din mødeplanlægning.